דף הבית / מאגר ידע / הנהלת חשבונות /יבוא נתונים מתוכנה אחרת

יבוא נתונים מקובץ במבנה אחיד

מטרת יבוא נתונים מתוכנה זרה (שאינה ריווחית) היא העברת הנה"ח של העסק לתוכנת ריווחית. העברה של תקופה מסוימת או מתחילת שנה הקלנדרית או של כמה שנים ביחד.

מה מכיל קובץ במבנה אחיד

ממשק במבנה אחיד מפיק שני קבצים:

BKMVDATA.txt - קובץ נתונים מפורט
INI.txt - קובץ עזר מרכז

אם נפתח קובץ את הקובץ עזר מרוכז (INI.txt) נוכל לפענח מה מכיל הקובץ נתונים מפורט (BKMVDATA.txt).
לכל שורה יש קידוד נתון. בדוגמה המצורפת מטה ניתן לזהות שהקובץ מכיל:

958 כרטיסי חשבון (B110)
10,444 תנועות הנהלת חשבונות (B100)
רק 2 פריטים של מלאי (M100)

מה ניתן לייבא בקובץ מבנה אחיד

ניתן לייבא:

אינדקס כרטיסים – יתכן חוסר נתונים כמו כתובת, מייל, טלפונים וכד’.
אינדקס פריטים – יתכן חוסר נתונים כמו מחירי עלות, מחירי מכירה וכד’
פקודות יומן (רק בהנה”ח כפולה) ובש”ח בלבד.

לא ניתן לייבא:

סיווגי כרטיסים
מסמכים
התאמות כרטיסים
התאמות בנקים
תנועות מלאי

תהליך יבוא קובץ במבנה אחיד
במדריך זה נעבור על השלבים הבאים:
קליטת אינדקס כרטיסים/הגדרת מספר זר
הגדרת כרטיסים (מדריך “שינוי הגדרות מערכת בריווחית”)
קליטת פקודות יומן
עדכון פקודות יומן
יבוא אינדקס פריטים

שלב 1 – קליטת אינדקס כרטיסים/ הגדרת מספר זר

בשלב זה ניתן לבחור את סוג קליטת אינדקס כרטיסים:

שמירת מספרי כרטיסים מתוכנה זרה – ביבוא אינדקס כרטיסים מתוכנה זרה, ניתן לשמור על מספרי כרטיסים במידה ומדובר במספרים בלבד (ללא אותיות)
ללא שמירת מספרי כרטיסים של תוכנה זרה – בהנהלת חשבונות כפולה יש 64 כרטיסי ברירת מחדל.
יש לקבל את רשימת כרטיסי מערכת מתוכנה הזרה ולהגדיר אותם כמספר זר בכרטיסים של ריווחית. אי-ביצוע שלב זה, יגרום לכפל כרטיסים. כפל בכרטיסי מע”מ מאוד קריטיים לעומת כרטיסי הוצאות או הכנסות.

בתפריט התוכנה לחצו על לשונית “תחזוקה” ובחרו “יבוא כרטיסי חשבון מקובץ טקסט”:

כעת נעבור על חלון “יבוא כרטיסים קובץ טקסט” לפי המספור בתמונה מעלה:

בשדה “סוג קובץ” בחרו “קובץ במבנה אחיד”
בחירת שיטת הקליטה:
- סמנו ב-√ את שדה “שמור מספרי חשבונות” עבור קליטה עם שמירת מספרי כרטיסים מתוכנה זרה (שימו לב להערה *)
- סמנו ב-√ את שדה “חשבונות חדשים בלבד”בכל קליטה. אם מייבאים את הכרטיסים ללא שמירת החשבונות, התוכנה תבצע סינון לפי מס’ זר ותייבא רק את הכרטיסים החסרים.
בוחרים את הקובץ BKMVDATA.txt
לוחצים על כפתור “אישור” – תעלה רשימת כרטיסים כולל סינון כרטיסים קיימים.
לוחצים על כפתור “שמור”

* אם סימנתם √ בשדה “שמור על מספרי חשבונות” והתקבלה הודעה “מפתח חשבון אלפא נומרי. לא ניתן לשמור חשבונות” – נדרש לעבור לשיטת קליטה “ללא שמירת מספרי חשבונות”

נדרש לסווג כרטיסי חשבון מיובאים כיוון שכל כרטיסי החשבון מוגדרים כברירת מחדל לקוחות.

שלב 2 – הגדרת כרטיסים

אם נמחקו כרטיסים מערכת ריווחית נמחקו גם הגדרות ברירת המחדל של ריווחית.

לאחר יבוא כל כרטיסי החשבון לריווחית על בסיס תוכנה זרה יש להגדיר ולסווג את החשבונות ולשנות את ההגדרות ברירת מחדל כך שישתמשו בכרטיסים חדשים. (ניתן לראות כיצד לבצע במדריך “שינוי הגדרות מערכת בריווחית”).
אי ביצוע הגדרות מחדש יביא למצב של בעיות בעדכון פקודות יומן או הפקת מסמכים.
* אחרי כל פעולה לוחצים על כפתור עדכן/שמור

כרטיסי הכנסות /מכירות

בתפריט התוכנה לחצו על לשונית “הנהלת חשבונות” ובחרו כרטיסי חשבון מפורט/מרוכז
אתרו כרטיס הכנסות/מכירות
הגדירו כרטיסי הכנסות/מכירות חייבות ופטורות:
- בפרטים בסיסיים של הכרטיס יש להגדיר סיווג, קוד כרטיס מערכת, סוג הכנסה (כפי שנראה בתמונה מטה)
- בקודי מיון יש לשבץ את הכרטיסים בשדה ח-ן זכות בהתאם

כרטיסי מע”מ:

בפרטים הבסיסיים של הכרטיס הגדירו סיווג, קוד כרטיס מערכת
בתפריט התוכנה לחצו על לשונית הגדרות ובחרו “קודי מע”מ”
שבצו את כל שלושת הכרטיסים (ניתן לראות בתמונה מטה)

מעבר על הגדרות

בתפריט התוכנה לחצו על לשונית “הגדרות” ובחרו את הכפתורים הבאים לצורך עדכון (ראו תמונות מטה):

חשבונות בנקים
סוגי קבלה
סוגי תשלום/תקבול
סוגי הפקדות

הגדרת כרטיסי ספק (בפרטים בסיסיים של הכרטיס)

נגדיר את הפרטים הבאים (כפי שמופיע בתמונה מטה)

סיווג מאזני
קוד כרטיס
השתתפות בדוח ניכוי מס במקור + סוג ניכוי

כרטיסי ניכוי מס במקור (בפרטים בסיסיים של הכרטיס)

מספקים
ע”י לקוחות

שלב 3 – קליטת פקודות יומן

בתפריט תהוכנה לחצו על לשונית “תחזוקה” ובחרו “יבוא נתונים מתוכנה זרה”:

כעת נעבור על המספור המופיע בתמונה מעלה:

בחרו סוג קובץ לקליטה “מבנה אחיד”
בחרו את מיקום הקובץ- לבחור בקובץ txt.
בחרו חודש ושנה. (אם מדובר על תקופה של יותר מחודש, ראו הסבר בסעיף 5)
לחצו “אישור” והמתינו עד להעלאת הנתונים
כאשר מדובר בתקופה של יותר מחודש אחד ניתן להשתמש בכפתור “חודש לפי תאריך”. תתבצע חלוקה אוטומטית לחודשים שונים ע”פ תאריך אסמכתא. המתינו לסיום הפעולה

6. קובץ במבנה אחיד מכיל פקודות מורכבות בלבד. לכן לאחר חלוקה לפי חודשים ניתן לבצע את פעולת “איחוד פקודות” (מסומן בתמונה מעלה) כדי לאחד אותן לפקודות עם קודי מיון חובה/זכות, הכנסות, קודי מיון של הוצאות ע”פ הגדרות שבוצעו קודם

7. לאחר מכן לחצו “שמור” והמתינו עד לקבלת הודעה “האם למחוק קובץ העברת פקודות יומן?”

8. לחצו “לא”.

ייתכן ולאחר הלחיצה המסך יתמלא בתנועות יומן, ויראה שהסיכום מאוזן אבל בסוף מתקבלת הודעה “קיימות תנועות שגויות” (כפי שניתן לראות בתמונה מטה)
במקרה כזה, יש ללחוץ על כפתור OK ולראות את פרטי התנועות השגויות.
ברוב המקרים מדובר בתנועות עם סכום 0 כמו תנועות של ניכוי מס במקור 0 שלפי הגדרות תוכנת ריווחית אין צורך בפתיחתם אך בתוכנות אחרות כן.

שלב 4 – עדכון פקודות יומן

השלב האחרון בקליטה הוא עדכון פקודות היומן:

בתפריט התוכנה לחצו לשונית “הנהלת חשבונות” ובחרו “קליטה/עדכון פקודות יומן”

בחרו שנה וחודש מתחילת הקליטה (שנה וחודש הראשונים שהועברו)
לחצו על “עדכון פקודות יומן מרוכז” (הלחצן ממוקם למטה)
לחצו על “בחר הכל”
לחצו על “עדכון פקודות יומן”
חזרו על הפעולה בכל חודש שנקלטו התנועות

מכיוון שהקובץ במבנה אחיד מכיל פקודות יומן מורכבות, וייתכן שבהן תאריכי אסמכתא רשומים בחודשים שונים, עקב חלוקה לפי חודשים, הן נקלטות גם בחודשים שונים. במקרה זה החודשים לא מאוזנים ולא ניתן לעדכן פקודות יומן ללא פקודה מאזנת. לכן, הוסיפו פקודת חובה או זכות נגד כרטיס יתרות פתיחה.