דיווח הפרשים לעובד חדש

עובד חדש שיש לו קופת גמל ממעסיק קודם, זכאי לביטוח פנסיוני מיומו הראשון לעבודה שיופקד לאחר שלושה חודשים. כלומר התשלום הראשון יהיה בתום שלושה חודשים רטרואקטיבית מיום עבודתו הראשון. חשוב לציין שהמעסיק מחויב להפריש אחרי שלושה חודשים, אך יכול להחליט גם להפריש מהיום הראשון.
לעומתו, עובד חדש שלא הייתה לו קופת גמל מעבודה קודמת או שיש לו ביטוח פנסיוני קודם שאינו בתוקף בעת קבלתו לעבודה, יהיה זכאי לביטוח פנסיוני רק לאחר 6 חודשי עבודה. כלומר המעסיק יפריש לביטוח הפנסיוני רק לאחר שישה חודשי עבודה ראשוניים (אין חובה להפריש עבור ששת החודשים הראשונים רטרואקטיבי).

לצורך הפקת דוח במבנה אחיד לחברות הביטוח, יש להתייחס להגדרות הקשורות לעובד, לדוגמא:
  • עובד שהחל לעבוד בחודש 1.1.2020, בעל קופת פנסיה מעבודה קודמת, על המעסיק להפריש עבור שלושה חודשי העבודה הראשונים בחודש אפריל, כלומר, ישלם במשכורת אפריל גם עבור החודשים: ינואר, פברואר, מרץ רטרואקטיבית.
  • עובד חדש שהחל לעבוד בחודש ינואר ואין לו הפרשות לקופת פנסיה מעבודה קודמת יש להפריש עבורו לאחר שישה חודשי עבודה, בחודש יולי.

שלב 1 - הפקת תלוש שכר

בתפריט התוכנה לחצו על לשונית "שכר" ובחרו "הכנת שכר":

בשלושת החודשים הראשוניים: ינואר, פברואר, מרץ יש להפיק לעובד החדש תלוש שכר ללא הפרשה לקופות גמל:

 

שלב 2 - פתיחת קוד שכר עבור קופת גמל

בכדי להקים קוד שכר עבור קופת גמל, בתפריט התוכנה לחצו על לשונית  "טבלאות" ובחרו "ניכוי":

בחלון שיפתח "קודי שכר ניכויים" הגדירו בהתאם:

  1. בשדה "מספר קוד" יש לרשום את מספר קוד השכר. מספר קוד יכול להיות כל מספר עד 999 לפי הרצף של ברירת מחדל או לכל קבוצה של קודי שכר פותחים לפי סדרה / קבוצה נפרדת.
  2. שם קוד שכר יהיה שם כפי שמופיע בפוליסה של העובד (לפי הדוגמא שלנו: אקסלנס)
  3. בשדה אפיון 1, בחרו "גמל"
  4. בשדה איפיון 2 בחרו "קצבה (זיכוי 35%)
  5. שדה "הגדרת קוד בשכר" - אין לשנות את הגדרת ברירת מחדל - "קבוע"
  6. שדה "סעיף במס הכנסה" - אין לשנות את הגדרת ברירת מחדל 086/045 
  7. זיהוי לגורם חוץ - במידה ופותחים קוד שכר עבור קופת גמל ורוצים לאפיין את הקופה מול חברות הביטוח – יש ללחוץ על הכפתור "זיהוי לגורם חוץ F8".
    יפתח חלון ובו יש למלא את הנתונים לצורך העברת מבנה אחיד בשוק חיסכון הפנסיוני:
  1. סוג קופה - יש לבחור בהתאם את סוג קופת הגמל: קופת ביטוח, קרן פנסיה, קופת גמל או קרן השתלמות
  2. סוג פנסיה בקרן ותיקה - יש לבחור בהתאם האם הסוג פנסיה מקיפה או יסוד
  3. ח.פ של החברה המנהלת - יש לרשום  את הח.פ של חברת ביטוח שאליה הקופה שייכת. אם לא יודעים, יש ללחוץ על הכפתור "פרטי מוצרים פנסיונים F6"  (מסומן כמספר 6 בתמונה מעלה) ולאתר את הקופה הנדרשת מתוך הרשימה:

4. מספר אישור באוצר - אם לא יודעים את מספר אישור באוצר, ניתן לשלוף את הנתון מתוך הטבלה על ידי לחיצה על כפתור "פרטי מוצרים פנסיונים".
מי שעושה ביטוח בעצמו יש ח.פ בלבד ואין אישור באוצר. רק לגמל, קרן השתלמות ופנסיה יש אישור

5. קוד זיהוי קופה ( קידוד אחיד) - קוד זיהוי קופה הוא שילוב של ח.פ ומספר אישור באוצר אם יש. מבנה אחיד נשלח בדרך כלל או ליצרן או למפעיל.

לסיום הפעולה ושמירת הנתונים לחצו על הכפתור "אישור F5"

 

שלב 3 - פתיחת קוד שכר עבוד קופת גמל הפרשים

הפתיחה מתבצעת לפי אותם ההנחיות בדיוק כמו בשלב 2, רק השם של הקופה שתפתח עבור ההפרשים תכלול את המילה "הפרשים". אותן ההנחיות גם עבור פתיחת קוד שכר ניכויים עבור קרן השתלמות הפרשים. ראו דוגמאות:

 

שלב 4 - קליטת הפרשים

בתום שלושת החודשים הראשונים, בחודש אפריל חלה חובה להפקיד את ההפרשות לחברת הביטוח רטרואקטיבית, יש לחשב את הסכומים שלא הופרשו כ"הפרשים". בתפריט התוכנה לחצו על לשונית "שכר" ובחרו "הפרשים":

יפתח חלון "קליטת הפרשים להפרשות גמל וקרן השתלמות לעובדים":

  1. חודש השכר - החודש השכר הראשון (לפי תאריך תחילת העבודה) שעבורו יש להפריש (לפי הדוגמא שלנו החודש הראשון לפי תאריך תחילת העבודה = 01/01/2020 הוא חודש ינואר)
  2. מספר עובד – בחרו את העובד שעבורו נדרש לקלוט את הפרשי השכר
  3. שדה "קוד הפרשי גמל להוספה בשכר חודש דיווח" - בחרו את הקופת גמל הפרשים שאותה פתחנו בשלב הקודם
  4. שדה "קוד הפרשי ק. השת. להוספה בשכר חודש דיווח" - במידה ויש צורך לקלוט הפרשים גם עבור קרן השתלמות, יש לפתוח קוד שכר ניכויים עבור קרן השתלמות כמו בדוגמא בשלב הקודם
  5. בחירת הקופה הבסיסית והגדרת אחוזי ההפרשה בהתאם:
    בשדה "קוד קופה" יש להקליד את מספר קוד שכר ניכויים שהוגדר עבור קופת הגמל וללחוץ ENTER במקלדת. בנוסף יש להגדיר את אחוזי ההפרשה בהתאם
  6. לשמירת הנתונים שהגדרנו עבור הקופה הבסיסית לחצו על הכפתור "אישור F5"
  7. שדה חודש דיווח/שידור - יש לבחור את החודש שבו יש לבצע את ההפקדה בפועל של סך ההפרשות לחברת הביטוח (לפי הדוגמא שלנו –אנחנו מפרישים עבור חודשים ינואר, פברואר ומרץ אזי את ההפקדה של סך ההפרשות יש לבצע בחודש הרביעי – אפריל)
  8. הוספת קוד ההפרשים בשכר חודש הדיווח – יש לבחור את החודשי ההפרשה בלבד (ללא חודש הדיווח)
    לפי הדוגמא שלנו: חודשי ההפרשה הם מחודש ינואר ועד חודש מרץ.
  9. בכדי לבצע את ההוספה של ההפרשים לשכר בהתאם לחודשים שאותם בחרנו בסעיף 8 לחצו על הכפתור "אישור הוספה". תתקבל ההודעה:

להמשך התהליך לחצו  YES. תתקבל הודעה המאשרת את ההוספה:

את הפעולה של "קליטת הפרשים" יש לעדכן רק עבור שלושת החודשים הראשונים בהם בוצעו ההפרשות ללא הפקדה לחברת הביטוח:

 

שלב 5 - ניהול קופת גמל הבסיסית בכרטיס העובד בחודש הדיווח (אפריל)

בחודש אפריל יצטרך המעביד להפקיד עבור העובד החדש לקופת גמל הבסיסית, בנוסף להפרשים.

שיוך קופת הגמל הבסיסית לעובד

  1. בתפריט התוכנה לחצו לשונית "טבלאות" ובחרו "פרטי עובדים".
  2. בשדה "מספר כרטיס" רשמו את מספר הכרטיס של העובד.
  3. המשיכו ל-"לשונית 3 - חופש / מחלה / גמל".
  4. לחצו על הכפתור "F8 ניהול קופות גמל / קרנות השתלמות".
  5. בחלון שיפתח, הגדירו בהתאם את אחוזי ההפרשה:

6. לסיום ושמירת הנתונים לחצו על הכפתור "אישור F5"

 

שלב 6 - הפקת תלוש שכר בחודש הדיווח (אפריל) כולל ההפרשים

בתפריט התוכנה לחצו על לשונית "שכר" ובחרו "הכנת שכר":

בחלון שיפתח "הכנת השכר לחודש אפריל" בצד של הניכויים יופיעו הפרשות לקופת הגמל: ההפרשה הבסיסית תופיע תחת מספר קוד קופה 92 וההפרשים יופיעו תחת קוד שכר 99 המיועד להפרשים:

 

שלב 7 - הגדרות עובד חדש לצורך דיווח מבנה אחיד

את ההפרשים מדווחים בנפרד משאר העובדים ובנוסף עבור כל עובד חדש מפיקים קובץ הפרשים נפרד.

דיווח הפרשים מתבצע בחודש השוטף לדיווח, לפי הדוגמא שלנו – הדיווח יתבצע בחודש אפריל.

בתפריט התוכנה לחצו על לשונית "טבלאות" ובחרו "פרטי עובדים":

2. בחרו את מספר העובד והמשיכו ל-"לשונית 3 -חופש/מחלה/גמל"

3. לחצו על הכפתור "המשך נתוני עובד / נתונים לזיהוי גורם חוץ":

4. בחלון שיפתח, מלאו את השדות תחת הכותרת "נתונים לזיהוי גורם חוץ" כמו בתמונה:

5. בסיום, לחצו על הכפתור "אישור F5" לצורך שמירת הנתונים.

חשוב לציין, ההגדרות שבוצעו בהם שינויים ב"נתונים לזיהוי גורם חוץ" יש להחזיר לקדמותם לאחר הדיווח:

 

שלב 8 - יצירת  קובץ במבנה אחיד לקופות הגמל

בתפריט התוכנה לחצו על לשונית "משולבות" ובחרו "יצירת קובץ מבנה אחיד לשוק החיסכון הפנסיוני":

בחלון שיפתח עדכנו את הנתונים לצורך יצוא קובץ במבנה אחיד:

  1. בחירת תקופה - בחרו את התקופה הנדרשת בשדות "מחודש ועד חודש"
    לצורך דיווח הפרשים בלבד
    : בחרו את חודשי ההפרשים בלבד: לפי הדוגמא שלנו: מחודש "ינואר" ועד "מרץ"
    לצורך דיווח הפרשים יחד עם חודש הדיווח השוטף
    : בחרו בשדות מחודש ועד חודש את החודש השוטף. לפי הדוגמא שלנו: מחודש "אפריל " ועד חודש "אפריל"
    לצורך דיווח השוטף בלבד
    : בחרו את החודש השוטף. לפי הדוגמא שלנו: מחודש "אפריל" ועד חודש "אפריל"
  2. בחירת העובד - לבחירת כל העובדים יש להשאיר את השדות "מעובד ועד עובד" ריקים. לבחירת עובד ספציפי יש לרשום את מספר העובד לפי הגדרתו במערכת
  3. מזהה כיוון ממשק - בחירת כיוון הממשק. ברירת המחדל היא 205 "מעסיק ליצרן". אם המעסיק קשור עם חברת תפעול, הגדרת מזהה כיוון ממשק תוגדר על ידה.
  4. מזהה סוג ממשק - קיימים שני סוגי מזהה: 1. "ממשק מעסיקים דיווח שוטף" 2. "ממשק מעסיקים דיווח שלילי"
  5. סוג פעולה – קיימים שני סוגי פעולה: "דיווח רגיל / שוטף" ו-"תיקונים".
    אם ב"מזהה סוג ממשק" בחרנו דיווח שלילי, את סוג הפעולה נבחר בהתאם
  6. תאריך ערך הפקדה לקופה - התאריך נמשך באופן אוטומטי – ונרשם כתאריך התשלום
  7. סוג נתונים המועברים בקובץ - אין לשנות את ברירת המחדל PRODUCTION=2
  8. השדות "מספר זיהוי קודם" ו-"מספר מזהה רשומה קודם" אינם בשימוש.

אפשרויות הדיווח:

  1. דיווח הפרשים בלבד
    • בשדות "מחודש ועד חודש "–בחרו את החודשים שעבורם נקלטו ההפרשים
    • סמנו ב-√ את הקופה השוטפת שעבורה נקלטו ההפרשים
    • סמנו ב-√ את השדה דוח פירוט גמל הפרשים בלבד (עובד חדש)

לפי הדוגמא שלנו: בשדה מחודש בחרו "ינואר" ובשדה עד חודש בחרו "מרץ" (הכוונה היא לחודשים בהם בוצעה ההפרשה בלבד ללא חודש הדיווח)

הערה חשובה

כאשר למעסיק ישנם עובדים רבים ועבורם נקלטו ההפרשים, לא תמיד חודשי ההפרשים הם זהים מעובד לעובד. 
לכן, כאשר מפיקים את הקובץ "הפרשים בלבד" קשה לדעת או לזכור באיזה חודשים נקלטו ההפרשים. במקרה זה עברו על הפעולות הבאות:

  1. בשדות "מחודש ועד חודש" – בחרו את החודש השוטף (החודש בו ברצונכם לדווח את ההפרשים)
  2. סמנו ב-√ את הקופה השוטפת שעבורה נקלטו ההפרשים
  3. סמנו ב-√ את השדה "דיווח שוטף גמל הפרשים בלבד (על חודשים שלא הופרש עבורם גמל – עובד חדש)
  1. דיווח שוטף כולל הפרשים
    • בשדות "מחודש ועד חודש" – בחרו את החודש השוטף (החודש בו ברצונכם לדווח את ההפרשים)
    • סמנו ב-√ את הקופה השוטפת שעבורה נקלטו ההפרשים
    • סמנו ב-√ את השדה "דיווח גמל כולל הפרשים (על חודשים שלא הופרש עבורם גמל – עובד חדש)

לפי הדוגמא שלנו: בשדה מחודש בחרו "אפריל" ובשדה עד חודש בחרו "אפריל" (הכוונה היא
לחודש הדיווח שאליו שויכו חודשי ההפרשים).

  1. דיווח שוטף בלבד
    • בשדות "מחודש ועד חודש" – בחרו את החודש השוטף בלבד
    • סמנו ב-√ את הקופה השוטפת
    • לצורך הדיווח שוטף בלבד, אין לסמן דבר

לפי הדוגמא שלנו: בשדה מחודש בחרו "אפריל" ובשדה עד חודש בחרו "אפריל" (הכוונה היא לחודש הדיווח בלבד)


שמירת הקובץ

  1. לבחירת הנתיב לשמירת הקובץ, לחצו על כפתור התיקייה
  2. בחלון שיפתח בחרו את תיקיית היעד ורשמו את שם הקובץ לצורך שמירה במחשב. פתיחת תיקיה חדשה תעשה ע"י מתן שם באנגלית באותיות גדולות באנגלית בלבד לדוגמא: GEMEL
רשימת גמל / קרן השתלמות

נדרש לבחור ע"י סימון P את קופות הגמל שישתתפו בדיווח.

יצירת קובץ מבנה אחיד F7

לחיצה על כפתור "יצירת קובץ מבנה אחיד F7" תיצור את הקובץ ובסיום תתקבל הודעה על יצירת הקובץ בהצלחה:

את הקובץ שנוצר יש לשדר דרך האתר של חברות הביטוח.

 

העברת נתונים לרואה החשבון

משלוח, הזמנה, הצעת מחיר ועוד. להפיק מסמכי מכירות כמו חשבונית מס, תעודת בפרק השלישי של המדריך למתחילים נלמד כיצד

העברת נתונים לרואה החשבון

משלוח, הזמנה, הצעת מחיר ועוד. להפיק מסמכי מכירות כמו חשבונית מס, תעודת בפרק השלישי של המדריך למתחילים נלמד כיצד

העברת נתונים לרואה החשבון

משלוח, הזמנה, הצעת מחיר ועוד. להפיק מסמכי מכירות כמו חשבונית מס, תעודת בפרק השלישי של המדריך למתחילים נלמד כיצד

Mask Group

צרו קשר

יש לכם שאלה? אנחנו כאן בשבילכם.
השאירו פרטים ונציגינו יחזרו אליכם בהקדם.

Mask Group

    הודעתך נשלחה תודה

    ניצור איתך קשר בהקדם