ניהול כספים נכון בעסק
16.03.2022
בין אם אתם מנהלים עסק שמוגדר כעוסק פטור ובין אם עסק שמוגדר כעוסק מורשה, הרי שרישום מדויק של ההוצאות וההכנסות בעסק מהווה אבן יסוד של ניהול כספים נכון בעסק.
ניהול כספים נכון בעסק הינו חלק בלתי נפרד והכרחי עד מאוד בכל בית עסק, אם כי אינו טריוויאלי. עסקים רבים אינם ממריאים או אף קורסים כתוצאה מניהול כושל של תזרים המזומנים וככל שהעסק קטן יותר כך התופעה גדולה יותר. למעשה, הטעות הגדולה שעושים בעלי עסקים קטנים לרוב, היא לחשוב בקטן – כלומר, לחשוב שאם הם מנהלים עסק קטן, אזי ניהול הכספים לא משתנה, כלומר, שום דבר לא יכול להפתיע מבחינה כלכלית כל עוד יש אומדן כלשהו של הוצאות והכנסות. העניין הוא, שעם כל הכבוד לאומדן, איתו קצת קשה ללכת לבנק, משום שאם הוא לא מתקיים, מכל סיבה שהיא, הביטחונות הכלכליים נפגעים.
כדי שזה לא יקרה גם לעסק שלכם, ריכזנו לכם כמה טיפים שימושיים כיצד לבצע ניהול כספים נכון בעסק.
ניהול כספים נכון בעסק מתחיל ברישום מדויק
בין אם אתם מנהלים עסק שמוגדר כעוסק פטור ובין אם עסק שמוגדר כעוסק מורשה, הרי שרישום מדויק של ההוצאות וההכנסות בעסק מהווה אבן יסוד של ניהול כספים נכון בעסק. עוד לפני שעורכים תזרימים, עוד לפני שמבקשים אשראים על סמך בטחונות, קודם כל תרשמו. קחו את הרבעון הראשון לקיום העסק כדי לארגן חודש בחודשו את כל ההוצאות וההכנסות. כך תוכלו לבנות מגמה לטווח הארוך ולהבין “מי נגד מי” בטבלת ההוצאות מול ההכנסות. בסופו של התהליך הראשוני תוכלו גם לאמוד כמה נשאר לכם לאחר כל הקיזוזים ומשם הדרך לבניית תזרים מזומנים שוטף מתקצרת.
היערכות נכונה
כל בית עסק מגדיר את מדיניות התשלומים שלו. האחד עובד בשיטת התשלום מראש, השני בשיטת המזומן, אחר בשיטת השוטף פלוס ואחר עובד לפי סוגי הלקוחות שברשותו. הטיפ שלנו בנושא – היערכו נכונה. כלומר, נהלו את ההכנסות שלכם בהתאם לתנאי התשלום של כל לקוח ו/או הנהוגים בחברה. דעו בדיוק (עד כמה שניתן) כמה כסף אמור להיכנס ומתי על מנת שתהיו עם היד על הדופק ולא תופתעו אם תגלו שתשלום אחד לא נכנס בזמן או בכלל…מעקב שוטף אחר מועדי ההכנסות ייתן לכם אינדיקציה כיצד להיערך להוצאות צפויות ואולי אף לתכנן את ההוצאות הללו על סמך ההכנסות הצפויות באותו הזמן.
דעו עד כמה שניתן מה המהלך הפיננסי הבא שלכם, מה ההוצאה הקרבה ומה ההכנסה הקרבה והיו תמיד עם יד על הדופק.
קחו בחשבון שבכל כלל יש יוצא מן הכלל ותמיד ייתכנו איחורים בתשלום ו/או בעיות גבייה. אם תנהלו את רישום ההכנסות בצורה נכונה אל מול ההוצאות הצפויות של העסק שלכם, לא תופתעו ותוכלו לעמוד בהתחייבויותיכם.
הקבלת תשלומים
בהמשך לסעיף הקודם, הקבילו במידת האפשר את תשלומי ההוצאות שלכם למועדים בהם אתם יודעים בוודאות שיש לכם תקציב זמין לביצוע ההוצאה. אם לא ניתן להנדס את מועדי ההוצאות, הנדסו את מועד ההכנסות. לדוגמה: אם בעשירי בחודש צפויים חיובי כרטיסי האשראי, דאגו שחלק מהכנסותיכם יגיעו כבר לפני כן, או דחו את מועד החיוב לתאריך שבו תדעו בוודאות שתוכלו לכסות אותו.
לא תמיד ניתן לבצע הקבלה שכזאת, אך לפחות כאשר מדובר בהוצאות קבועות כגון: אשראי, שכירויות, משכורות וכו’, דאגו להכנסה חופפת.
ניהול תזרים מזומנים שוטף
ניהול כספים נכון בעסק מחייב ניהול תזרים מזומנים המהווה למעשה את ליבת ניהול הכספים. מעבר לסדר הכל כך חשוב להישרדותו וצמיחתו של העסק שנדון בתחילת המאמר, ניהול תזרים המזומנים יסייע לכם כבעלי העסק להבין עד כמה מהלכים מסוימים בו רווחיים אם בכלל, היכן ניתן לקצץ או להוסיף תקציבים, האם ניתן להרחיב את פעילותו של העסק או לשנות כיוון ועוד. ניהול התזרים מבוצע במקביל לניהול דוחות פיננסיים שוטפים נוספים בעסק כגון: דו”ח רווח והפסד, ניהול דפי בנקים, גיול חובות וכו’ ולו על מנת להבין את התמונה הפיננסית המלאה ולא רק חלקים ממנה, משום שלחלקים הנסתרים בתמונה יש נטייה לצוץ ולהפתיע בהמשך ובדרך כלל לא לטובה.
על מנת לבצע ניהול כספים נכון באופן שוטף, מומלץ להיעזר בכלים מקצועיים כגון תוכנת הנהלת חשבונות כמו גם באנשי מקצוע שידעו לכוון וללוות אתכם לכל אורך הדרך.
